порядок подписания документов

Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать. Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.

Что это такое

До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.

На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.

• высокий уровень надежности и защиты от подделки;
• можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
• доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

• «Криптопро CSP»;
• Signal-com CSP;
• «Лисси CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первый вариант, который понадобится для некоторых видов ПО. Скачать его можно с официального сайта госуслуг или производителя данного программного обеспечения. Установка автоматизированная и не потребует много времени. Единственное, что если на компьютере уже была установлена другая версия — ее нужно будет полностью удалить с помощью контекстного меню, а затем уже устанавливать новое ПО.

Для формата Word и Excel

Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией. Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.

В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.

Сначала скачать прогу и установить ее, затем загрузить специализированный модуль для Office. Когда все сделано, в самом Word и Excel перейти во вкладку «Сервис», далее выбрать «Параметры», затем «Безопасность» там уже будет «Цифровые подписи». В них останется только указать, что подписывать через конкретное ПО и сертификат.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF. Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.

Дальше произвести настройку, которая позволит пользоваться сертификатом. Для этого скачать и настроить версии для Reader — DC, а для Acrobat — Pro. В отличие от Офиса, не придется долго искать функции по меню. В верхней командной строке будет специальный пункт, дальше останется только подписать и отправить в нужную инстанцию.

Подписание электронного документа несколькими сертификатами (маршруты подписания)

Маршруты подписания предоставляют пользователю возможность гибкой настройки правил подписания в разрезе видов исходящих электронных документов. Данный функционал также делает возможным подписание исходящих электронных документов несколькими подписями по заранее заданному маршруту перед их отправкой контрагентам.

Настройка правил и очередности подписания электронных документов осуществляется в разделе «Маршруты подписания». Перейти в него можно через Администрирование – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование.

Стандартный функционал предусматривает наличие двух предопределенных маршрутов подписания:

1. Одной доступной подписью – подписание документов будет осуществляться сертификатом, который добавлен в учетную запись ЭДО.

Стандартные настройки подразумевают наличие предопределяемых элементов «Одной доступной подписью» и «Указывать при создании документа». Если по какой-либо причине данный элемент отсутствует в справочнике, то требуется его восстановить. Для этого необходимо нажать Ещё – заполнить начальные настройки.

После заполнения начальных настроек появятся предопределяемые элементы «Одной доступной подписью» и «Указывать при создании документа».

2. Указывать при создании документа — используется только для исходящего произвольного документа. Необходимый маршрут задается в форме документа при создании.

В настройках отправки документов необходимо открыть Регламент ЭДО исходящего произвольного документа и выставить настройку подписания по маршруту «Указывать при создании документа».

Маршрут подписания необходимо будет указать в форме документа при его создании.

3. В случае если стандартных маршрутов недостаточно, пользователь может создать свой маршрут.

Ключевые возможности создания пользовательского маршрута:

В обязательном порядке указывается пользователь, который будет подписывать документ – таким образом, при добавлении нового сертификата достаточно будет привязать его к пользователю. Добавлять его во все необходимые правила не потребуется.

Если это необходимо, можно указать, какими сертификатами разрешается производить подпись.

Существует возможность требования установки нескольких подписей в заданном порядке.

Подписанты могут объединяться простыми логическими условиями в сложные правила с неограниченным уровнем вложенности.

! Обращаем Ваше внимание, что в актуальных версиях программных продуктов имеется возможность подписания электронных документов несколькими сертификатами перед их отправкой контрагентам. Для этого необходимо добавить данные сертификаты в учетную запись ЭДО и создать соответствующий маршрут подписания. Данный функционал реализован исключительно для исходящих электронных документов. Для установки соответствующей подписи, в информационной базе должен авторизоваться именно тот пользователь, который указан в маршруте подписания.

В открывшемся окне необходимо ввести наименование маршрута, выбрать организацию и перейти к настройке состава маршрута.

Первоначально необходимо выставить логическое условие, которое будет применяться в создаваемом маршруте.

Для выбора доступно:

— поставить любую из подписей

— поставить все подписи

— поставить все подписи по порядку

Далее необходимо нажать «Добавить подписанта» и выбрать определенного пользователя информационной базы 1С, который будет участвовать в подписании.

На следующем этапе имеется возможность выбрать определенный сертификат, который будет использовать пользователь.

В стандартном представлении, подписант может использовать любой сертификат, при необходимости можно указать конкретный сертификат, после чего необходимо нажать «Записать и закрыть». Маршрут подписания создан.

Маршрут подписания задается в разрезе видов исходящих документов в настройках регламента ЭДО.

Для этого необходимо перейти в раздел Справочники — Контрагенты.

В открывшемся списке выбрать контрагента, с которым требуется выставить соответствующий маршрут подписания, нажать ЭДО – Настройки отправки документов.

Затем в настройках отправки открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить маршрут подписания.

В открывшемся окне необходимо перейти в Регламент ЭДО напротив необходимого документа учёта.

В следующем окне необходимо выставить необходимый маршрут и нажать «Готово».

Исходящий документ будет подписываться двумя сертификатами, в соответствии с созданным маршрутом подписания.